Hay pocas cosas que provoquen más pérdidas de tiempo que las reuniones improductivas dentro de las organizaciones.

Es gracioso ver como muchas personas escogen las reuniones para decir cualquier tipo de cosas, excepto lo que en verdad tienen que decir para cumplir con el objetivo de la reunión.

Algunos ven en las reuniones una oportunidad para hacer el último chiste que se aprendieron.

Otros, para manifestar su inconformidad con cualquier situación dentro de la empresa.

Hay otros que aprovechan su momento de hablar, para hacer galas de su léxico y de los últimos términos del momento, y al final no dicen nada de valor.

Pero hay otros, que lo único que hacen es precisamente “No hacer nada”.

Solo se ríen, asientan con la cabeza si todo el grupo está de acuerdo, o la mueven horizontalmente si todo el mundo está en desacuerdo.

Y usted se pregunta: Para que d… invitaron a este señor? Ahhh… eso sí, si hay picadera, generalmente son los que más comen.

Pero tengo que admitir que muchas veces los fracasos de las reuniones no son culpa exclusiva de estos personajes, porque tener reuniones efectivas es un asunto más de cultura que de personas.

Las organizaciones deben de tener las reglas claras en cuanto a las reuniones para asegurar que sean verdaderamente efectivas y productivas.

“Reunión de trabajo que no produzca conclusiones más allá de la inteligencia individual de sus participantes es una pérdida de tiempo”.

Vamos a ver 9 reglas que pueden contribuir a la implementación de esta cultura en cualquier empresa.

1. Identificar un Organizador/Moderador.

Hay reuniones que se realizan porque alguien dijo: “Vamos a reunirnos el Viernes nosotros 5 para tratar ese tema”.
Al juntarse el viernes todos comienzan a hablar y se crea un verdadero caos porque no hay nadie que esté liderando el encuentro.
Las reuniones deben de tener un Organizador, que por lo general debe de ser el que convoque la reunión.
Esta persona debe de servir de moderadora durante la reunión, buscando siempre que se cumpla el objetivo de la misma.

2. Definir Objetivos.

El objetivo de la reunión, debe de estar claramente definido e informado a los participantes.
Aunque a veces está implícito en la convocatoria, es una mejor práctica enunciarlo claramente de manera que no haya malas interpretaciones y que todos los participantes entiendan qué se está buscando.

3. Elegir Participantes relevantes.

A las reuniones solo deben de asistir personas que tienen algo que aportar a las mismas.
Eso de convocar personas “por si tienen algo que decir” o “para que no aleguen luego ignorancia” va en contra de una reunión productiva.
Si luego se les quiere informar a otras personas las conclusiones de la reunión, se le envía un correo con la minuta de la misma.
De esta manera se le ahorra tiempo a los participantes y se le suma eficiencia a la reunión.

4. Realizar Agenda.

Una reunión sin Agenda, es una invitación al desorden y la anarquía.
Si no hay Agenda, cada quien puede imponer su propia agenda, además el moderador no tiene nada que moderar.
La Agenda debe de tener: Tema y el tiempo estimado de cada tema.
La suma de los tiempos estimados por temas determinará la duración de la reunión, el cual debe de estar informado en la convocatoria para que todo el mundo pueda programarse adecuadamente.
Está de más decir que el moderador debe de velar porque esos tiempos se cumplan.

#5. Moderar Activamente.

El moderador debe de ser más que una simple figura decorativa.
Moderar significa:
• Abrir y Cerrar la reunión.
• Asignar los turnos de participación.
• No permitir que las personas se salgan del tema.
• Pasar de un tema a otro.
• Asegurar que se haga la minuta.
• Enviar o delegar el envío de la minuta a todos los participantes.

6. Mantenerse en el tema.

Salirse del tema en una reunión de trabajo es muy fácil porque cada quien trata de llevar la reunión por donde más le conviene.
Con mucha sutileza, para no provocar malestar, el moderador tiene que tratar reencaminar la reunión por el tema central de la misma.

7. Respetar los tiempos.

Hay organizaciones donde siempre las reuniones se extienden. Esto provoca que muchas personas se tornen renuentes para aceptar invitaciones a reuniones.  Es importante tratar de empezar y terminar en la hora estipulada.

8. Manejar las distracciones.

No hay nada más indecente que tomar el celular durante una reunión de trabajo. Es recomendable que el moderador recuerde a los participantes la necesidad de que su celular no interrumpa en la reunión.

9. Documentar las conclusiones Reunión (Minuta).

Dependiendo del tipo de reunión, la minuta puede ser más o menos extensa, pero siempre es importante que las conclusiones a las que se llegaron y los próximos pasos (si existieran) queden documentados e informados a todos los participantes.